Respectarea dreptului la protectia datelor cu caracter personal, precum si a dreptului la viata privata este una din misiunile fundamentale ale Societatii Prodglob Clasic Glass S.R.L., proprietarul hotelului „Colors Residence”. Astfel, intreprindem toate demersurile necesare pentru a procesa datele dvs. personale in conformitate cu principiile stabilite prin legislatia privind protectia datelor aplicabila in Romania, inclusiv Regulamentul (UE) 2016/679 al Parlamentului European si al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protectia persoanelor fizice in ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal si privind libera circulatie a acestor date si de abrogare a Directivei 95/46/CE (“GDPR”). Datele personale inseamna orice informatii privind o persoana fizica identificata sau identificabila („persoana vizata”); o persoana fizica identificabila este o persoana care poate fi identificata, direct sau indirect, in special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un numar de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identitatii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. Prelucrarea datelor personale este facuta de societatea Prodglob Clasic Glass SRL. cu sediul social in Municipiul Cluj-Napoca, Strada Patriciu Barbu 18, 400057, Cluj-Napoca, jud. Cluj, Romania, Cod Unic de Inregistrare RO 6654748, fiind inregistrata la Oficiul Registrului Comertului sub nr. J12/4301/1994, proprietar al hotelului „Colors Residence”. Hotelul „Colors Residence” este operator de date cu caracter personal in sensul prevazut de GDPR, respectiv stabileste mijloacele si scopurile de prelucrare a datelor cu caracter personal. CE FEL DE DATE PERSONALE PRELUCRAM? Daca sunteti client sau potential client: Colectam date cu caracter personal in urma celor mai multe interactiuni cu dvs., precum si in cadrul celorlalte aspecte ale activitatii noastre. Categoriile de date pe care le prelucram sunt urmatoarele: date necesare pentru efectuare rezervarilor (de exemplu, nume, prenume, e-mail, telefon); datele aferente fisei de sosire-plecare, solicitate in baza legislatiei nationale (de exemplu, cetatenie, adresa, data nasterii); datele cardului bancar (tipul cardului, numarul cardului de credit/debit, numele titularului, data expirarii si codul de securitate); informatii despre sejurul clientului, inclusiv data sosirii si a plecarii, cerinte speciale, preferinte; informatii despre autovehiculele pe care este posibil sa le aduceti pe proprietatea noastra, de exemplu numar de inmatriculare; informatii colectate de catre diversi parteneri contractuali (agentii de turism, organizatori de evenimente) si transmise catre Hotel „Colors Residence” (rooming list, lista invitati evenimente); date necesare furnizarii unor servicii aditionale, dupa caz; recenzii si opinii referitoare la serviciile noastre; orice alte tipuri de informatii pe care alegeti sa ni le furnizati. De asemenea, camerele de supraveghere si alte masuri de securitate aflate pe proprietatea noastra pot capta sau inregistra imagini ale oaspetilor in locuri publice (cum ar fi intrarile in hotel, parcare sau holuri), precum si datele dvs. de localizare (prin imaginile surprinse de camerele de supraveghere). Puteti alege oricand ce date personale doriti sa ne furnizati. Cu toate acestea, daca alegeti sa nu furnizati anumite date personale, in cazul in care temeiul solicitarii noastre este respectarea unei obligatii legale, obligatii contractuale sau obligatii necesare pentru incheierea unui contract vom fi in imposibilitatea de a va oferi anumite servicii, de exemplu: (i) daca nu doriti sa ne dati nume, prenume, adresa de e-mail sau numar de telefon in cazul in care doriti sa faceti o rezervare, nu vom putea sa efectuam rezervarea, sau (ii) avand in vedere faptul ca in fisa de anuntare a sosirii si plecarii pe care o veti completa in momentul in care va cazati la hotelul nostru va trebui sa introduceti anumite date personale prevazute in mod obligatoriu de lege, iar in cazul in care nu veti dori sa completati acele campuri obligatorii, nu vom putea sa va cazam in hotel. Daca sunteti potential angajat: Colectam informatiile din CV-ul trimis de dvs. precum si orice alta informatie transmisa odata cu CV-ul si/sau in cadrul interviurilor la care v-ati prezentat. Daca sunteti vizitator in cadrul locatiei noastre: Camerele de supraveghere pot capta sau inregistra imagini ale vizitatorilor in locuri publice (cum ar fi intrarile in hotel sau parcare sau holuri). Pentru utilizarea unor servicii (ex. rezervari on-line, aplicatii posturi vacante) sunt necesare anumite date personale. Pentru detalii, va rugam sa consultati sectiunea corespunzatoare operatiunii utilizate pe site. Daca sunteti reprezentant sau persoana de contact al furnizorilor sau partenerilor nostri de afaceri: Colectam numele, prenumele, functia, precum si orice alte date furnizate de dvs. sau de societatea pe care o reprezentanti. Daca sunteti angajat: Va rugam sa cititi politica de confidentialitate aferenta angajatilor, adusa la cunostinta in momentul angajarii si disponibila oricand la Departamentul de Resurse Umane. DATE PERSONALE ALE MINORILOR Protejam confidentialitatea datelor obtinute de la copii sub 16 ani. In cazul in care aveti varsta sub 16 ani, trebuie sa obtineti consimtamantul sau autorizatia parintilor sau tutorelui pentru orice furnizare de date personale. DATE SPECIALE Termenul „date speciale“ se refera la originea rasiala sau etnica, opiniile politice, confesiunea religioasa sau convingerile filozofice sau apartenenta la sindicate si prelucrarea de date genetice, de date biometrice, de date privind sanatatea sau de date privind viata sexuala sau orientarea sexuala. In general, nu colectam informatii speciale decat daca doriti dvs. sa ni le oferiti. IN CE SCOP SI IN CE TEMEI PRELUCRAM DATELE DVS PERSONALE? Daca sunteti client: Rezervari pentru hotel sau in cazul solicitarilor de oferte transmise de dvs. pentru anumite evenimente organizate sau ce pot fi organizate. Scop: prelucram datele dvs. personale (i) pentru a va rezerva un loc in cadrul hotelului (ii) pentru a raspunde solicitarilor de oferte transmise de dvs. Temei: incheierea unui contract Check-in Scop: prelucram datele dvs. personale pentru inregistrarea/cazarea in cadrul hotelului nostru. Temei: in momentul cazarii, conform prevederilor legale in vigoare sunteti obligat la completarea fisei de anuntare a sosirii si plecarii care contine un minimum de date necesare pentru a va putea caza. Feedback: Scop: prelucram datele dvs. personale pentru a ne asigura ca ati avut o experienta placuta in cadrul unitatilor noastre. Temei: interesul nostru legitim de a imbunatati constant serviciile pe care le oferim si de a oferi servicii cat mai potrivite si conforme cu standardele clientilor nostri. Alte comunicari: prin e-mail, posta, telefon sau SMS Scop: aceste comunicari vor fi facute pentru un motiv specific precum: (i) pentru a raspunde cererilor dumneavoastra, (ii) daca nu ati finalizat o rezervare online sau o cerere de oferta, este posibil sa va trimitem un e-mail pentru a va reaminti sa finalizati rezervarea, (iii) pentru a va informa despre modalitatea in care au fost solutionate plangerile si/sau incidentele aparute pe perioada sederii dvs. Temei juridic: interesul nostru legitim de a oferi servicii la standarde dorite prin solutionarea eventualelor cereri/plangeri si pentru a va asigura de intreaga noastra disponibilitate. Analiza, imbunatatire si cercetare: Scop: pentru a asigura constant evolutia calitativa a serviciilor noastre avem grija sa analizam fiecare plangere/sugestie din partea dvs., astfel ca intocmim rapoarte statistice pentru a identifica problemele si a gasi cele mai bune solutii pentru remedierea acestora. Temei: ne bazam pe interesul nostru legitim de a furniza servicii conforme standardelor dvs. Daca sunteti vizitator in cadrul locatiei noastre: Scop: prelucram datele dvs. personale pentru a asigura protectia bunurilor si a persoanelor din cadrul hotelului. Temei: interesul nostru legitim de a asigura atat protectia bunurilor clientilor/hotelului/personalului, cat si protectia persoanelor din cadrul hotelului. Daca sunteti reprezentant sau persoana de contact al furnizorilor sau partenerilor nostri de afaceri: Scop: derularea relatiilor contractuale cu furnizorii sau partenerii nostri de afaceri. Temei: executarea unui contract. Daca sunteti potential angajat: Scop: evaluarea aplicatiei dvs. de angajare. Temei: incheierea unui contract. Daca sunteti angajat: Va rugam sa vedeti politica de confidentialitate aferenta angajatilor, adusa la cunostinta in momentul angajarii si disponibila oricand la departamentul de resurse umane. Pentru toate categoriile de persoane de mai sus, putem procesa si datele dvs. in contextul urmatoarelor activitati: Restructurari, reorganizari interne sau vanzari de active sau parti sociale/actiuni: Scop: prelucram datele dvs. pentru efectuarea operatiunilor mentionate mai sus. Temei: interesul legitim de a efectua operatiunile, mai ales in conditiile in care acestea ar fi imposibil de realizat in lipsa unei prelucrari a datelor dvs. Cu toate acestea, va asiguram ca aceasta eventuala prelucrare va fi efectuata in conformitate cu prezenta politica si prin implementarea unui masuri care sa asigure confidentialitatea datelor dvs. Securitate: Scop: prelucram datele personale pentru securitatea bunurilor si integritatea fizica a persoanelor. Temei: ne bazam pe interesul nostru legitim de a asigura protectia bunurilor dvs. si ale hotelului, precum si protectia persoanelor aflate in perimetrul hotelului nostru. Motive juridice: Scop: in anumite cazuri, trebuie sa prelucram informatiile furnizate, care pot include date cu caracter personal, pentru a rezolva disputele juridice sau reclamatiile, pentru investigatiile si respectarea reglementarilor legale aplicabile, pentru a pune in aplicare un acord sau pentru a ne conforma solicitarilor din partea organelor publice in masura in care aceste solicitari indeplinesc conditiile impuse de lege. Temei: motivele prelucrarii pot fi reprezentate de obligatia legala (in cazul in care avem obligatia legala de a divulga anumite date cu caracter personal autoritatilor publice) sau de interesul nostru legitim de a rezolva eventualele dispute si/sau reclamatii. CATRE CE PERSOANE TRANSMITEM DATELE DVS. PERSONALE? Pentru a va oferi nivelul asteptat de ospitalitate si a va furniza servicii de inalta calitate, datele dumneavoastra pot fi transmise catre furnizorii nostri de servicii si altor terte parti, dupa cum este prezentat in detaliu mai jos: Furnizori: in vederea furnizarii serviciilor solicitate, in unele cazuri, va trebui sa transmitem cateva din datele dvs. personale furnizorilor, iar acestia au calitatea de imputerniciti si prelucreaza datele in numele, pe seama si in conformitate cu indicatiile noastre (cum ar fi furnizorii de software-uri, IT, servicii de hosting, servicii medicale). Evenimente in grup sau intalniri: daca vizitati hotelul noastre in cadrul unui grup sau al unei conferinte, informatiile solicitate pentru planificarea intalnirii si a evenimentului pot fi partajate cu organizatorii acestor intalniri si evenimente si, daca este cazul, cu oaspetii care organizeaza sau participa la intalnire sau eveniment. Parteneri de afacerianumite cazuri, ne asociem cu alte societati pentru a va furniza produse, servicii sau oferte. De exemplu, va putem aranja inchirierea unei masini sau intermedia servicii optionale pentru produse care exced ofertei noastre. Autoritati si/sau institutii publicepentru: (i) respectarea dispozitiilor legale, (ii) a raspunde solicitarilor acestora, (iii) pentru motive de interes public (ex: siguranta nationala). Spre exemplu, potrivit reglementarii expuse la Sectiunea “IN CE SCOP SI IN CE TEMEI PRELUCRAM DATELE DVS PERSONAL” lit. b) orice unitate hoteliera este obligata sa transmita zilnic fisele de anuntare a sosirii si plecarii ale fiecarui client. Confidentialitatea datelor dvs. este importanta pentru noi, motiv pentru care, acolo unde este posibil, transmiterea de date personale in conformitate cu cele de mai sus se realizeaza numai in temeiul unui angajament de confidentialitate din partea destinatarilor, prin care garanteaza ca aceste date sunt pastrate in siguranta si ca furnizarea acestor informatii se face conform legislatiei in vigoare si politicilor aplicabile. In orice caz, de fiecare data vom transmite catre destinatari doar informatiile strict necesare pentru realizarea scopului respectiv. COLECTAM DATE PERSONALE DE LA TERTI? Pentru a va oferi nivelul asteptat de ospitalitate si a va furniza cel mai bun nivel al serviciilor, este posibil sa colectam informatii despre dvs. de la partenerii nostri de afaceri si alte terte parti, dupa cum este prezentat in detaliu mai jos: Parteneri de afaceriar fi partenerii de carduri, serviciile aferente retelelor sociale care sunt in concordanta cu setarile facute de dumneavoastra pentru aceste servicii, agentii de turism, organizatori de evenimente In orice caz, va asiguram ca datele dvs. colectate de la terti vor fi prelucrate in aceleasi conditii ca si cum ar fi fost colectate direct de la dvs. De asemenea, nu vom colecta decat ceea ce este necesar indeplinirii scopurilor noastre. (a se vedea Sectiunea “IN CE SCOP SI IN CE TEMEI SUNT PRELUCRATE DATELE DVS PERSONALE?”). In plus, in momentul in care va vom contacta pentru prima data, va vom aduce la cunostinta, in primul rand, sursa din care am obtinut datele dvs. personale. TRANSFERAM DATELE DVS PERSONALE IN AFARA UE/SEE? Nu transferam datele dvs. in alte tari decat cea in care va aflati dvs. si in afara UE/SEE. FURNIZAREA DE CATRE DVS. A DATELOR PERSONALE ALE ALTOR PERSOANE FIZICE Daca ne furnizati datele personale ale altor persoane fizice, va rugam sa le comunicati inainte de aceasta dezvaluire si modalitatea in care acestea urmeaza a fi prelucrate, asa cum este descris in aceasta politica de confidentialitate. CAT TIMP PASTRAM DATELE DVS PERSONALE? Datele dvs. personale sunt pastrate pe toata perioada realizarii scopurilor detaliate in prezenta politica, daca o perioada mai lunga de timp de pastrare nu este necesara sau permisa de legea aplicabila. Revizuim constant necesitatea pastrarii datelor dvs. personale, iar in masura in care prelucrarea nu mai este necesara si nu exista obligativitatea impusa de lege de a pastra datele dvs. personale, vom sterge/distruge informatiile dvs. personale cat mai curand posibil si intr-un mod in care sa nu mai poata fi recuperate sau reconstituite (spre exemplu, vom sterge/distruge toate datele persoanelor care nu au fost angajate in urma interviurilor, daca nu exista perspectiva serioasa de angajare in viitor). Daca informatiile personale sunt imprimate pe suport de hartie, acestea vor fi distruse intr-un mod care asigura eliminarea lor in totalitate, iar daca acestea vor fi salvate pe suporturi electronice, le vom sterge prin mijloace tehnice care sa asigure ca informatiile vor fi eliminate in totalitate. CARE SUNT DREPTURILE DVS. IN CALITATE DE PERSOANA VIZATA? In conformitate cu prevederile legale aplicabile, beneficiati de urmatoarele drepturi: a) Dreptul de accesobtine de la noi confirmarea ca prelucram datele personale care va privesc, precum si informatii privind specificul prelucrarii b) Dreptul de a corecta dateleobservati ca datele dvs. personale pe care le detinem sunt incorecte, puteti solicita ca aceste date sa fie corectate, iar daca datele care sunt incomplete, puteti solicita completarea lor. c) Dreptul la stergereanumite cazuri, puteti solicita stergerea datelor personale, respectiv in cazurile in care: (i) datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care le-am colectat si le prelucram; (ii) v-ati retras consimtamantul pentru prelucrarea datelor si noi nu mai putem prelucra datele in baza altor temeiuri legale; (iii) datele sunt prelucrate contrar legii; respectiv (iv) datele trebuie sterse conform legislatiei relevante. d) Retragerea consimtamantuluicazurile in care prelucrarea se bazeaza pe consimtamantul dvs., vi-l puteti retrage oricand. Retragerea consimtamantului va avea efecte doar pentru viitor, prelucrarea efectuata anterior retragerii ramanand in continuare valabila; e) Dreptul la opozitie si dreptul de a va opune prelucrarii datelor personale pe baza unui interes legitim: va puteti opune oricand prelucrarilor in scop de marketing, fara a fi necesara invocarea unui motiv. In cazurile in care prelucram datele dvs. in baza unui interes legitim, aveti dreptul sa va opuneti prelucrarii, din motive legate de situatia dvs. specifica. f) Restrictionareanumite cazuri, puteti solicita restrictionarea prelucrarii datelor dvs. personale g) Dreptul la portabilitatea datelormasura in care prelucram datele pe cale automate, puteti sa ne solicitati, in conditiile legii, sa furnizam datele dvs. intr-o forma structurata, utilizata frecvent si care poate fi citita in mod automat. Daca ne solicitati acest lucru, putem sa transmitem datele dvs. unei alte entitati, daca este posibil din punct de vedere tehnic. h) Dreptul de a depune plangeridepune o plangere fata de modalitatea de prelucrare a datelor personale la Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal. Va rugam sa aveti in vedere faptul ca: • Va puteti retrage consimtamantul pentru marketing direct in orice moment urmand instructiunile de dezabonare din fiecare email/sms sau contactandu-ne direct utilizand detaliile de contact de mai jos; • Daca doriti sa va exercitati drepturile mentionate mai sus, ne puteti contacta folosind urmatoarele detalii de contact. Va asiguram ca vom depune toate eforturile pentru a va raspunde in termen de o luna de zile de la primirea solicitarii dvs. Cu toate acestea, termenul poate fi prelungit in functie de diversi factori, cum ar fi complexitatea cererii, numarul mare de solicitari primite sau imposibilitatea de a va identifica intr-un termen util. CUM PROTEJAM SECURITATEA DATELOR DVS PERSONALE? Ne angajam sa asiguram securitatea datelor personale prin implementarea unor masuri tehnice si organizatorice adecvate, conform standardelor industriei. Transmiterea datelor dvs. personale se face folosind algoritmi de criptare de ultima generatie si stocarea acestora se face pe servere securizate, asigurand in acelasi timp redundanta datelor. Pentru efectuarea platilor folosim serviciile procesatorului de plati PAYU. Orice informatii privitoare la plati sunt criptate, folosind tehnologia HTTPS cu TSL 1.2. In ciuda masurilor luate pentru a proteja datele dvs. personale, va atentionam ca transmiterea informatiilor prin Internet, in general, sau prin intermediul altor retele publice, nu este complet sigura, existand riscul ca datele sa fie vazute si utilizate de catre terte parti neautorizate. Nu putem fi responsabili pentru astfel de vulnerabilitati ale unor sisteme care nu sunt sub controlul nostru.
INTREBARI SAU RECLAMATII Daca aveti intrebari sau nelamuriri cu privire la prelucrarea datelor dumneavoastra sau doriti sa va exercitati drepturile legale sau aveti orice alte nelamuriri cu privire la confidentialitatea datelor, ne puteti scrie la adresa de email: dpo@hotelcarpati.ro.